AI Generativa per le gare d’appalto



La chiave per una gestione efficiente del processo di gara

La soluzione di Moxoff per la gestione delle gare d’appalto

In un mercato sempre più competitivo, la gestione delle gare d’appalto rappresenta una sfida complessa per le aziende. Documenti in formati diversi, aggiornamenti costanti e tempistiche serrate rendono questo processo particolarmente impegnativo.

Omniscient, la piattaforma di intelligenza artificiale generativa sviluppata da Moxoff per il mercato B2B, offre una soluzione innovativa per ottimizzare questi processi. Omniscient è progettata per migliorare la gestione documentale e la comunicazione attraverso chatbot, utilizzando tecnologie avanzate come i Large Language Models (LLM), permettendo alle aziende di semplificare il workflow delle gare e di rispondere in modo rapido e preciso alle esigenze del bando.

Il problema: complessità, efficienza e aggiornamento continuo

La partecipazione a una gara d’appalto richiede una gestione rapida ed efficiente di documenti e informazioni, spesso sotto scadenze strette. Le principali difficoltà includono:

  1. Gestione di documenti eterogenei: le aziende devono affrontare una grande quantità di documentazione in vari formati, come Word, Excel e PDF, il cui coordinamento in un unico processo fluido è complesso.
  2. Efficienza e rapidità per rispettare le scadenze: i bandi di gara impongono tempi serrati, e riuscire a produrre documenti conformi in breve tempo è essenziale per non essere esclusi. Le aziende devono poter ottimizzare ogni fase del processo per rispettare queste tempistiche.
  3. Aggiornamento continuo delle informazioni: durante lo svolgimento della gara, le specifiche e i requisiti possono cambiare. Mantenere aggiornati i documenti e la conoscenza interna senza perdere coerenza o conformità è una sfida continua.
  4. Valutazione delle offerte dei fornitori: le aziende non solo partecipano a gare, ma spesso devono valutare proposte di subappalto o altre offerte. Questo aggiunge ulteriori livelli di complessità nella gestione e nell’analisi delle informazioni.

La soluzione: Omniscient per la gestione dei  bandi di gara

Omniscient risponde a queste sfide offrendo un approccio innovativo basato sull’intelligenza artificiale generativa. La piattaforma consente alle aziende di ottimizzare il processo di partecipazione alle gare d’appalto grazie a due caratteristiche chiave:

  • Integrazione con la Knowledge Base: Omniscient è connesso a una knowledge base costantemente aggiornata che raccoglie tutte le informazioni rilevanti per ogni gara. Questo sistema permette di gestire documenti in formati diversi (Word, Excel, PDF) e di consultarli in tempo reale. La knowledge base evolve con il procedere della gara, registrando variazioni nei documenti e metadati caricati, garantendo inoltre una gestione più efficiente di eventuali incongruenze.
  • Funzionalità di Smart Assistant: grazie alle sue capacità di Natural Language Querying, Omniscient consente agli utenti di interagire con la knowledge base tramite linguaggio naturale. Gli utenti possono porre domande dirette e ricevere risposte precise dai documenti di gara, con la citazione delle fonti, riducendo notevolmente tempo ed effort necessari per consultare e analizzare le informazioni.
  • Agenti AI: Omniscient integra agenti AI specializzati che automatizzano compiti di analisi e redazione dei contenuti, come la verifica di conformità dei documenti alle specifiche di gara o la generazione di sintesi e risposte preliminari. Questi agenti lavorano in sinergia con la Knowledge Base per fornire assistenza intelligente e contestualizzata agli utenti, velocizzando la preparazione della documentazione necessaria.

Questa combinazione di gestione documentale avanzata e interazione tramite linguaggio naturale rende Omniscient uno strumento particolarmente efficace per affrontare i complessi requisiti di una gara d’appalto.

Benefici: efficienza, precisione e valutazione delle offerte

Adottare una soluzione di intelligenza artificiale generativa per la gestione dei bandi di gare d’appalto porta notevoli vantaggi:

  • Efficienza operativa: automatizzando la gestione dei documenti e il recupero delle informazioni, si riduce drasticamente il tempo speso dagli operatori per le attività amministrative. Grazie alla capacità di gestione di documenti eterogenei, gli utenti possono accedere a informazioni aggiornate senza dover gestire manualmente formati o piattaforme diverse.
  • Aggiornamento Continuo: l’AI permette di mantenere la documentazione sempre aggiornata, evitando errori o incongruenze dovute a versioni obsolete o a modifiche dell’ultimo minuto. Questo garantisce che le informazioni più recenti siano sempre disponibili, migliorando la precisione delle proposte e la conformità ai requisiti.
  • Valutazione delle offerte di subappalto: l’AI non solo gestisce le fasi della partecipazione alla gara, ma supporta anche nella valutazione delle offerte di terzi, fornendo un’analisi dettagliata e imparziale delle proposte ricevute, facilitando il confronto tra proposte e garantendo una scelta più consapevole e basata su dati accurati.

Come funziona: la tecnologia alla base di Omniscient

Omniscient utilizza una combinazione di tecnologie avanzate per offrire un sistema di gestione completo e intuitivo. Ecco i passaggi chiave del suo funzionamento:

  • Addestramento AI e RAG (Retrieval-Augmented Generation): la piattaforma sfrutta modelli di intelligenza artificiale addestrati su un vasto insieme di dati relativi a gare d’appalto e documenti aziendali. Grazie alla tecnica di RAG, Omniscient recupera informazioni in tempo reale dalla knowledge base, offrendo risposte precise e contestualizzate a domande specifiche.
  • Gestione di documenti eterogenei: Omniscient permette di caricare e gestire documenti in diversi formati, inclusi Word, PDF, Excel, in un unico flusso operativo. L’analisi automatizzata dei dati riduce la necessità di operazioni manuali, come la conversione di file o la ricerca di informazioni specifiche all’interno dei documenti.
  • Interazione tramite il linguaggio naturale: gli utenti possono interagire direttamente con il sistema utilizzando domande in linguaggio naturale, facilitando l’accesso alle informazioni senza dover conoscere comandi tecnici o procedure complesse.
  • Aggiornamento continuo della Knowledge Base: la knowledge base viene costantemente aggiornata con le ultime modifiche e integrazioni. Questo processo è automatizzato e garantisce che tutte le informazioni siano sempre in linea con l’evoluzione della gara.
  • Agenti AI: gli agenti AI di Omniscient si basano su tecniche di orchestrazione che consentono di assegnare task specifici a moduli AI dedicati (ad esempio analisi testi, estrazione di dati, validazione della conformità). Questi agenti collaborano tra loro per generare proposte di documenti, controllare la correttezza formale e semantica delle informazioni e suggerire eventuali modifiche, garantendo un processo di gara costantemente allineato alle esigenze e alle tempistiche richieste.

Omniscient per una gestione efficiente delle gare d’appalto

Omniscient, la piattaforma AI generativa sviluppata da Moxoff, rappresenta una rivoluzione nella gestione dei bandi di gare d’appalto. Grazie alla sua capacità di recuperare informazioni in tempo reale, gestire documenti in formati eterogenei e interagire con gli utenti tramite linguaggio naturale, Omniscient non solo semplifica il processo di partecipazione alle gare, ma offre anche un supporto strategico nella valutazione delle offerte di fornitori esterni.

Le aziende che adottano Omniscient possono contare su una soluzione che migliora l’efficienza operativa, garantisce un aggiornamento continuo delle informazioni e facilita la gestione di tutte le fasi del bando. Questo permette alle imprese di essere più competitive e di gestire al meglio le risorse dedicate a questi progetti critici.

Contattaci per ricevere maggior informazioni 

Leggi altro